Unser Mandant hat uns beauftragt, für den Standort Hamburg eine zuverlässige, versierte und eigenverantwortlich handelnde Assistenz (m/w/d) der Standortleitung zu finden. Unser Mandant bietet seinen weltweiten Kunden eine umfassende und dennoch auf den Einzelkunden passgenau geschneiderte Servicedienstleitungen an und zählt zu einen der großen Globalplayer in diesem Bereich.

DAS WIRD SIE ÜBERZEUGEN

• Attraktive Arbeitszeitmodelle mit einer 38-Stunden-Woche und Gleitzeit
• Beteiligung zur Altersvorsorge und Fahrradleasing
• Umfassende Einarbeitungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Familiäres Arbeitsklima in einem modernen und freundlichen Arbeitsumfeld

DAS SIND IHRE AUFGABEN

• In der verantwortungsvollen Position der Assistenz (m/w/d) der Standortleitung übernehmen Sie nahezu alle administrativen und organisatorischen Angelegenheiten und halten mit Weitblick den Rücken Ihres Vorgesetzten frei
• Sie bereiten interne und externe Meetings vollumfassend vor, fassen die Ergebnisse der Termine zusammen und sorgen im gesamten Prozess für einen guten Informationsfluss an alle Beteiligten
• Sie sichten und priorisieren die gesamte postalische und E-Mail Korrespondenz der Geschäftsführung und verfassen in Abstimmung Schreiben und Rückmeldungen
• Die Terminplanung, -koordination und -überwachung gehört ebenso zu Ihren täglichen Assistenzaufgaben wie die Begrüßung und Bewirtung von Geschäftspartnern und Besuchern
• Durch Ihre tägliche, wöchentliche und monatliche Strukturierung des Arbeitstages Ihres Geschäftsführers, durch Bereitstellen von Unterlagen, Entscheidungsgrundlagen und dem Einholen von Informationen, erleichtern Sie ihm die erfolgreiche Umsetzung seiner anspruchsvollen Position

DAMIT KÖNNEN SIE PUNKTEN

• Für die Ausübung der Assistenzposition verfügen Sie über eine kaufmännische Ausbildung und haben bereits mehrere Jahre als Assistentin oder Sekretärin gearbeitet
• Der versierte Umgang mit den üblichen Office Programme sowie eine grundsätzliche IT-Affinität, um bestehende und künftige Digitalisierungsprojekte aktiv mit zu begleiten, ist für Sie selbstverständlich
• Ihr prozessuales und zielführendes Denken befähigt Sie, schnell bestehende Strukturen und Abläufe der Organisation zu verinnerlichen
• Mit offener und zugewandter Kommunikation schaffen Sie eine vertrauensvolle Ebene zu den Mitarbeitenden aller Gesellschaften sowie zu Gästen und Besuchern
• Unseren Mandanten überzeugen Sie mit Ihrer eigenständigen, vorausschauenden sowie spritzig-professionellen Persönlichkeit und einer genauen und verlässlichen Arbeitsweise

PASST NICHT?

Sie möchten eigentlich gerne etwas anderes tun, aber auch Ihre Erfahrungen nutzen? Wir suchen immer wieder Quereinsteiger. Alles, was Sie dafür wissen müssen, können Sie bei uns lernen. Bei jobtimum hat Ihre Bewerbung mehr als nur eine Chance.